L’utilisation d’un environnement numérique d’apprentissage (ENA) en milieu de travail.

D’entrée de jeu, l’utilisation du terme ENA est peu commune en formation. L’environnement numérique d’apprentissage est mieux connu en milieu de travail sous son appellation anglophone de Learning Management System (LMS), et ce, malgré son appellation francophone de Système de gestion des apprentissages (SGA).

Qu’est-ce qu’un LMS?

On peut pratiquement comparer un LMS à un site internet transactionnel. Il existe plusieurs types de systèmes.

« Ces plateformes sont conçues pour faciliter la création, l’organisation, la gestion, la distribution et le monitorage d’activités d’apprentissage auprès des employés d’une organisation… » (Rivard et Lauzier, 2024, p. 289)

Un site internet rendant accessibles des vidéos, documents à lire, diaporamas ou encore toute autre forme de contenu médiatique a ses limites. Pour des gestionnaires désirant un certain contrôle, un LMS est nécessaire en milieu de travail pour gérer l’accessibilité et le suivi de ce qui a été utilisé.

Chaque employé a son propre compte pour accéder aux formations à suivre en fonction de leur poste dans l’organisation. Le supérieur immédiat ayant également un compte sur la même plateforme peut obtenir des rapports de formation lui permettant de vérifier si les cours ont été suivis, mais également de vérifier les résultats. Il peut donner ou non accès à certains cours au moment qu’il le désire.

Outre cela, les LMS offrent différentes fonctionnalités pour créer les formations, surtout en ce qui a trait aux différentes évaluations, car la majorité des LMS proposent des canevas pour créer des questionnaires et certaines activités d’apprentissage comme des jeux d’association, dictées trouées, activités pour remettre en ordre une séquence de travail, etc.

 Sans nécessairement détenir des compétences en création de contenu, des gestionnaires d’entreprise peuvent simplement télécharger une vidéo explicative de la tâche à apprendre suivie d’un questionnaire vérifiant la bonne compréhension de l’employé pour débuter le processus d’apprentissage.  Évidemment, on ne doit uniquement pas se limiter à cette méthode pour produire du contenu de formation, mais c’est tout de même un début!

En milieu de travail, un bon LMS permet d’organiser les formations et les rendre accessibles en tout temps. Que ce soit pour effectuer un accueil et une intégration d’un nouvel employé en lui permettant de suivre un cours de base au sujet du fonctionnement de l’entreprise (ex. procédé de fabrication) ou encore pour offrir des formations obligatoires à suivre chaque année (ex. cours obligatoire pour maintenir une certification), les gestionnaires peuvent préférer l’apprentissage en ligne au lieu des cours traditionnellement planifiés en salle de formation.

En milieu manufacturier, les gestionnaires peuvent utiliser le LMS, par l’entremise de stations de formation informatique, en demandant aux employés d’aller suivre individuellement ou en petits groupes les cours disponibles sur la plateforme à n’importe quel moment de la journée ou de la nuit en fonction du flux de production. Nul besoin de planifier une formatrice ou un formateur, d’attendre leurs disponibilités et d’organiser un horaire. L’accès à un LMS vient supporter les organisations en mettant à disposition de leur main-d’œuvre différentes formations en ligne à suivre.

Comment les entreprises peuvent-elles se procurer un LMS?

Il existe différentes possibilités pour les gestionnaires désirant mettre en place système de gestion des apprentissages. Il faut prendre le temps de bien évaluer les besoins.

• LMS locatif: il s’agit de « louer » une plateforme en ligne sous la formule de paiement par mois ou par année généralement pour un prix déterminé en fonction du nombre d’employés à former. On peut voir ce type de LMS comme étant une « coquille vide » déjà prête à accueillir les utilisateurs et les contenus de formation. Lorsqu’on utilise ce type de système, on n’a pas besoin de connaître la programmation. C’est assez simple! On peut souvent configurer le système à l’image de notre entreprise (couleur, logo, photos, etc.), tout en étant conscient qu’il y a des limites à le personnaliser. L’entreprise optant pour ce type de LMS doit débourser un certain montant chaque année sous la forme d’un contrat annuel.

Il existe plusieurs entreprises spécialisées offrant ce type de service, tant québécoises qu’étrangères. Il ne suffit que d’effectuer une recherche sur internet pour les trouver. Celles-ci sont souvent prêtes à vous faire essayer leur plateforme pendant une période de temps déterminée ou avec certaines limitations de fonctionnalité avant de faire votre choix final.

• LMS conçu sur mesure : il existe quelques firmes spécialisées pouvant créer un système sur mesure, conçu selon les besoins d’une entreprise. Cela peut être avantageux s’il y a des besoins très pointus. Il faut prévoir une enveloppe budgétaire et du temps afin de bien penser en amont ce dont l’organisation souhaitant acquérir ce type de LMS veut faire comme formation. Une fois terminé, le LMS appartient à l’entreprise. Il ne faut pas oublier certains frais récurent pour le stockage des données et le service informatique pour maintenir le service à point.
• Open source : il existe également cette formule où l’on peut obtenir gratuitement l’intégralité du logiciel et l’utiliser par la suite au sein de son organisation. Le plus connu est sans contredit Moodle qui est utilisé en milieu scolaire. Ce LMS est très complet. Il permet différents types d’interactions avec les apprenants. Malgré la gratuité du code source, il faut être en mesure de l’utiliser et être capable de le modifier. Les entreprises et organisations désirant opter pour ce type de LMS doivent prévoir embaucher un spécialiste de la programmation ayant de l’expérience avec un LMS.
• LMS inclut avec un système d’information en ressources humaines (SIRH): un SIRH est un système de gestion des ressources humaines. Souvent liés à la gestion de la paie, ces systèmes offrent parfois des modules complémentaires que l’on peut ajouter, comme un module de gestion des apprentissages. L’avantage est d’avoir qu’un seul système « d’usagers ». L’équipe RH n’a qu’à créer un seul compte pour chacun des employés, et de surcroit, qu’à apprendre l’utilisation d’un seul logiciel. Ce n’est pas tous les systèmes de gestion de la paie ou les SIRH qui offrent la possibilité de joindre un module LMS. Il est important de poser la question au fournisseur de service.

Chaque entreprise doit se poser quelques questions avant de se lancer dans le domaine de l’apprentissage en ligne et d’instaurer un LMS :

• Avons-nous du contenu disponible permettant aux employés de se former par eux-mêmes? Avons-nous les ressources nécessaires pour produire ce qu’il manque?
• Quel type de savoir devons-nous faire apprendre à nos employés? Rendre accessible un cours en ligne pour acquérir des connaissances est une chose, mais développer des habiletés avec un cours en ligne en est une autre!
• Quel type d’interaction avons-nous besoin sur notre système? Des questions à choix multiples? Des jeux? Un endroit où déposer un travail qui sera corrigé par la suite par une formatrice ou un formateur?
• Est-ce que le département de l’informatique peut nous aider à instaurer un LMS? Est-ce que les techniciens informatiques vont avoir le temps nécessaire pour supporter les possibles problèmes techniques?

Quelques questions ici pour démontrer qu’il ne faut pas prendre une décision sur un simple coup de tête. Il faut prendre le temps d’y réfléchir et voir à notre culture d’apprentissage instaurée ou non dans notre organisation.