Les méthodes collaboratives pour briser le travail en silo

Prise une à une, les méthodes collaboratives ne sont pas nouvelles. Bien en phase avec l’esprit de ce siècle-ci, cependant, c’est leur usage qui se répand comme une alternative aux anciennes pratiques hiérarchiques et technocratiques de collaboration, de consultation et de prise de décision.

Les méthodes collaboratives aident :

• à travailler ensemble sur des problématiques complexes qui dépassent les mandats de chacune des organisations;
• à penser de façon créative en sortant des idées préconçues et des lieux communs;
• à s’exprimer à plusieurs dizaines, centaines, milliers de personnes, simultanément;
• à favoriser la participation de ceux qu’on entend moins souvent;
• à décider ensemble de solutions nouvelles.

Les contextes où elles sont pertinentes :

• dans la vie quotidienne des organisations, à l’occasion de rencontres stratégiques ou opérationnelles;
• lors d’évènements réunissant des acteurs de différentes organisations n’ayant pas les mêmes priorités, ni le même langage.

Les références sur les méthodes collaboratives sont nombreuses sur internet. Wikipedia en décrit plusieurs et les firmes de consultants les présentent aussi et souvent fort bien. En voici quelques-unes, la liste étant loin d’être exhaustive.

• Café du monde (World Café) : trois micro-conversations, autour de trois questions où les idées se pollinisent.
• Forum ouvert (Open Space Technology) et agenda agile : cadre qui permet aux participants d’établir l’ordre du jour d’une rencontre et d’explorer les sujets significatifs pour eux.
• Discussion aquarium (Fishbowl) : méthode de dialogue où un grand groupe de personnes en écoute un plus petit au centre de l’auditoire et où les participants ont la possibilité de se joindre au centre à tour de rôle.
• Cercles de dialogue : méthode pour susciter les échanges autour d’un sujet où il peut y avoir des tensions ou conflits.
• Prise de décision collective : diverses approches démocratiques et efficaces de décision (par consentement, par consensus). Un ouvrage majeur dans sur cette méthode, celui de Sam Kaner.
• Écriture collaborative : méthode légère permettant à un groupe de rédiger un texte ensemble de façon à ce que chacun s’y retrouve.
• Récolte graphique : utiliser le visuel pour mobiliser plusieurs parties de notre cerveau alors que nous travaillons ensemble.

Peu coûteuses, agiles, légères, elles sont idéales pour :

• sortir des conflits;
• focaliser sur des enjeux communs;
• générer des solutions innovantes.

Les difficultés :

• ces méthodes sont encore peu connues;
• on peut les percevoir comme étant chaotiques et se sentir mal à l’aise de les utiliser;
• les leaders individualistes peuvent avoir du mal à travailler avec les autres;
• elles peuvent s’avérer pénibles si les animateurs n’ont pas une bonne maîtrise des techniques.

L’usage à grande échelle des méthodes collaboratives est nouveau. Les impacts sont, par conséquent, peu documentés. Voici l’exemple d’une expérience réussie.

L’accompagnement et le transport pour motif médical des ainés 

La Table de concertation des aînés de l’île de Montréal (TCAIM) était confrontée depuis des années aux problèmes de l’accompagnement et du transport pour motif médical des ainés de la région sans trouver de solutions adéquates, les responsabilités étant assumées par plusieurs intervenants (STM, taxis, ambulances, organismes bénévoles, etc.). Par exemple, une personne âgée à revenu limité apprend qu’elle doit se rendre à l’hôpital trois fois par semaine pour dialyse. Le système peut prendre en charge son transport mais seulement dans deux mois. Que faire en attendant ? Autre exemple, une personne passe deux heures à attendre son transport adapté qui a du retard. Résultats ? Des rendez-vous manqués, des retards, la limitation de l’accès aux soins de santé, le stress des aînés qui ont déjà une santé précaire.

Alors que chaque intervenant avait sa propre approche et une vision fragmentée de la situation, il fallait développer une solution intégrée.

En préparation d’un premier rassemblement, trois outils furent développés pour aider les acteurs à s’approprier la complexité de l’enjeu :

1. Un tableau comparant les options de transport existantes illustrant les forces, limites et défis de chacune.
2. Des statistiques sur l’importance des problèmes.
3. Des parcours d’usagers, des cartes qui exposent en détail les problèmes à partir de quelques cas connus.

Lors de l’événement :

• les acteurs ont travaillé sur les outils et proposé des ajustements pour les rendre plus efficients ;
• exploré des solutions (Et si on pouvait . . . on pourrait . . .) ;
• constaté que travailler sur des enjeux systémiques permettait de résoudre des enjeux locaux, par exemple permettre à l’aîné d’avoir accès aux services du quartier voisin ;
• examiné des exemples inspirants d’ailleurs ;
• créé et exploré des prototypes possibles, inspirés des échanges ci-haut, comme par exemple de voir comment les voitures en auto-partage pouvaient faire partie d’une solution, malgré les enjeux légaux liés aux rôles d’accompagnateur et de chauffeur.

Le résultat, c’est Vieillir Mobile . Vieillir mobile est en marche et vient de recevoir un financement de trois ans pour la poursuite de la démarche.