Mars 2011 | Vol. 2 | N°1

La formation en ligne en entreprise

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Qu’est-ce que la formation en E-learning et les autres formations apparentées que sont le blended learning, le mobile-learning, le rapid-learning et les serious games ? Que peuvent apporter ces formations à l’entreprise ? Quelles solutions adopter ? Quand et comment les appliquer ?

Définitions des principaux types de formations E-Learning en entreprise

Il n’est pas simple de définir le E-learning. Certaines définitions mettent l’accent sur le support technologique, d’autres sur la distance. « Certaines insistent sur les aspects pédagogiques, le type d’interaction ou le mode de tutorat, tandis que d’autres proposent une synthèse ». La définition de la Commission européenne est relativement exhaustive à cet égard : « utilisation des nouvelles technologies multimédias et de l’Internet pour améliorer la qualité de l’apprentissage en facilitant l’accès à des ressources et à des services, ainsi que les échanges et la collaboration à distance« . (définitions sur ce lien)

La formation E-Learning empruntent divers supports et diverses approches : en ligne, audio/vidéo/visioconférences, courriels, emploi de plateformes pour faire des mises en situations ou résoudre des problèmes, partage de solutions et questions adressées au tuteur ou coach, aux employés d’une entreprises ou de plusieurs entreprises membres d’un réseau par le biais de listes de diffusion, blogues, wiki, forum ou médias sociaux (messagerie instantanée, twitter, facebook).

Concernant les plateformes de gestion de formation ou Learning Management System(LMS), les entreprises peuvent « se connecter » pour répondre à un même besoin de formation. À cet effet, à noter que le respect des standards relatifs au E-Learning, Sharable Content Object Reference Model, (SCORM) par les entreprises peut permettre leur « interopérabilité », ce qui signifie rendre compatibles leurs plateformes de formations E-Learning. Cela peut s’avérer particulièrement utile lorsque des entreprises qui suivent une même formation veulent se rejoindre et former des communautés de pratiques virtuelles. Quant aux standards SCORM, ils représentent les exigences internationales relatives aux systèmes de formations en E-learning. Ils ont été adoptés non seulement par le gouvernement américain, mais aussi à l’international pour l’éducation primaire et secondaire (K-12), la formation universitaire et la formation en entreprise. Des centaines de compagnies conceptrices et distributrices de plateformes d’apprentissage (Learning Management System, LMS) ont produit des systèmes de formation E-learning pouvant être développés selon ces standards. Core SCORM s’avère la prochaine version de SCORM, résultat de la normalisation ISO.

Les formations E-Learning empruntent trois modalités : synchrones, asynchrones ou mixtes. « Les outils synchrones permettent de communiquer en temps réel entre des personnes distantes géographiquement : messagerie instantanée (chat, clavardage, etc.), téléphonie par le net, audioconférence et vidéoconférence, etc. […]. Quant aux outils asynchrones, ils permettent des échanges décalés dans le temps et l’espace : courrier électronique (e-mail), forum (discussions), portfolio, wiki, blog, etc. ».  Les formations peuvent employer des outils issus de ces deux modalités. Dans ce cas, on parle de formation E-Learning mixte. Les formations E-Learning mixtes relient l’employé, seul ou avec ses pairs, et son tuteur ou coach au moyen de diverses technologies, partant du téléphone jusqu’aux outils du WEB 2.0 (plateformes collaboratives et médias sociaux) en passant par le courriel et la navigation sur le site d’un cours ou d’un programme spécifique d’entreprise.

Il faut savoir qu’il existe divers types de réseaux WEB. Si la plupart des employés suivent des formations sur des réseaux simples WEB 1.0, les formations utilisant le WEB 2.0 permettent plus de partage et de communication, ainsi que le recours à une plus grande variété de supports. La compétition inter-entreprise peut expliquer le fait que les outils relatifs au WEB 2.0 soient impopulaires dans le cadre de la formation en entreprise. Lorsqu’il navigue avec des outils issus du WEB 2.0, l’employé peut interagir et sélectionner les informations ou contenus dont il a besoin pour résoudre les problèmes liés à son travail. Le WEB 2.0 est davantage orienté sur le partage de données. L’internaute n’est plus simplement récepteur de savoirs et savoir-faire reproduits et adaptés aux navigateurs Internet, il est acteur.1)

Une formation E-Learning conçue pour l’apprentissage en entreprise favorise l’interaction entre l’employé, le tuteur et les contenus de la formation présentés sur l’écran. Le suivi du cours exige de l’employé qu’il sélectionne lui-même les contenus en cliquant sur les informations dont il a besoin pour résoudre les problèmes qu’il rencontre en entreprise. Dans ces cas, il ne reçoit donc pas les contenus de manière linéaire, mais plutôt « comme dans la vraie vie » et il doit prendre et évaluer ses décisions sur place, de la même manière qu’il doit le faire dans son contexte de travail. Cette procédure, appelée métacognition, favorise la rétention de l’apprentissage2).

Le E-Learning « se caractérise […] par l’intégration des technologies de l’information et de la communication comme supports à l’enseignement et à l’apprentissage » (Hotte et Leroux, 2003) et s’appuie sur ces technologies. En fait, c’est l’apprentissage découlant de l’accès à des contenus exclusivement diffusés par des technologies : DVD, CD, clé USB, etc.

Blended learning (formation bi-modale) « Formation permettant d’introduire, prolonger et compléter une formation en présentiel. […] Une formation E-Learning peut […] être dispensée en synchrone (classe virtuelle), voire même en présentiel, dans une salle informatisée ou un amphithéâtre, afin d’en exploiter certains atouts ». Par exemple, la partie en ligne (virtuelle ou en salle, synchrone, asynchrone ou mixte) peut exiger des employés qu’ils résolvent un problème concret d’entreprise, seul ou en équipe.  La partie de la formation dispensée en présentiel peut servir à réaliser une plénière supervisée et animée par le tuteur ou coach. À noter qu’au Québec, le terme formation mixte signifie généralement qu’une formation englobe les modalités synchrones et asynchrones alors qu’une formation bi-modale ou « blended » signifie que la formation s’exécute en ligne ou en mode traditionnel (salle).

Rapid-learning (formation maison) « […] formation qui permet de répondre rapidement à un besoin [relativement simple] en termes de formation ».  Le contenu de cette formation ne contient souvent que peu de diapositives généralement présentées sous forme de Power Point.

Mobile-learning « […] le mobile learning (ou m-learning) fait référence à l’apprentissage nomade, notamment aux possibilités de téléchargement de documents audio ou vidéo (podcasting, baladodiffusion, etc.) ». L’apprentissage M-learning comporte, entre autres, les avantages suivants3):

L’accessibilité : Les dimensions, le volume, la longévité des piles et la capacité d’emmagasinage de ces outils les rendent accessibles aux apprenants dans divers endroits, là où cela s’avérait impossible auparavant.

Une communication améliorée : Le M-learning peut améliorer la communication entre les employés dans leur contexte de travail. Cela peut englober les messages oraux et écrits par le biais du téléphone, des courriels et des messages SMS ou lorsque les locuteurs utilisent Skype par le biais d’Internet.

Un accès Internet : Le M-Learning permet aux apprenants d’accéder aux ressources d’une formation et au support de la personne tutrice pour poursuivre leur formation et leurs tâches dans le cadre de leur contexte réel de travail.  Ils peuvent contacter en tout temps leurs pairs et/ou leur superviseur.

Le juste-à-temps, le n’importe où, l’accès vidéo : À Glouchester, des apprenants travaillant dans l’industrie des services ont pu avoir recours à des vidéos sur la santé et la sécurité au travail par le biais de leur outils M-Learning (téléphone). Cela leur a servi comme support d’urgence dans le cadre de leur travail. D’autres personnes, ayant des difficultés d’apprentissages, ont employé leur outil M-Learning à l’extérieur de leur cadre de travail pour obtenir des instructions sur une méthode de culture.  Ces tâches ont pu être accomplies sans supervision.  D’autres vidéos ont ensuite été réalisées dans le but de soutenir les cultivateurs.

« S’il ne fait aucun doute que le téléphone portable est devenu le couteau suisse du XXIème siècle, il n’est pas sûr que ce support numérique s’impose comme support de formation […], plus largement, dans les pays dits industrialisés en Europe ou en Amérique du Nord, comme c’est déjà le cas dans les pays dits en voie de développement. Les contextes ne sont pas comparables et, par conséquent, les chiffres de diffusion du mobile learning non plus […] Tandis que dans les pays dits en voie de développement le téléphone portable et ses fonctionnalités Web ont permis d’effectuer un saut quantique pour passer de rien (pas d’ordinateurs, pas de connexion, etc.) à l’Internet et à l’e-learning »!

Serious games « […] un outil utilisant les nouvelles technologies dans l’intention spécifique de faire passer un message de manière attractive. Ce message peut être d’ordre pédagogique, informatif, publicitaire, communicatif ou d’entraînement, tout en ayant l’aspect ludique tiré du jeu vidéo classique ou utilisant la simulation. Un Serious Game a pour objectif de sensibiliser, d’apprendre, de communiquer, d’informer ou de faire passer un message publicitaire, ou encore d’entraîner mentalement ou physiquement ».

Contexte, avantages, inconvénients et conditions de réussite de la formation E-Learning en entreprise

Selon la Direction du développement des entreprises et des affaires (2005), 64.4% des dirigeants de PME manufacturières interrogées dans le cadre d’un questionnaire sur la formation en ligne et les PME québécoises, « […] ignorent l’existence du concept de formation en ligne contre seulement 35.6% qui le connaissent et seulement 13 répondants y ont déjà eu recours ».

Cette ignorance pourrait expliquer pourquoi l’analyse des besoins de l’entreprise pour des fins de formation e-learning est rare ou partielle. Les entreprises emploient donc souvent les modules de formation déjà existants ; ils servent de « bouée de sauvetage » dans les cas urgents. Or, on sait que pour optimiser le ROI (rendement sur l’investissement), la formation doit être planifiée, élaborée, structurée et évaluée. Ces étapes ne peuvent être réalisées qu’à moyen ou long terme, et non en situation d’urgence. L’E-learning a aussi longtemps souffert de contre-exemples et d’applications malheureuses, souvent imputables à un défaut méthodologique. Etant donné l’importance de cette phase, il est essentiel d’y consacrer du temps et de l’énergie afin de ne pas en perdre par la suite. Il est également utile, si non de la sous-traiter, de bénéficier d’un regard extérieur et expérimenté.

Dans le cadre de son étude intitulée : Benchmarking de l’e-learning dans le secteur privé en Belgique, France et Québec, l’Agence wallonne des télécommunications (2008) soulève le manque d’informations des entreprises. Selon cette étude, les entreprises ont peu d’accès à une formation en ligne générique. Cela peut expliciter leur manque d’intérêt et leur scepticisme : 71,4% du total des PME interrogées en France, Belgique et au Québec n’adoptent pas ou n’utilisent pas les offres de formations en ligne proposées par divers promoteurs de formations.

Or, il semble qu’une formation générique initiale serait le premier pas pour aider à comprendre comment les formations e-learning peuvent contribuer à l’atteinte de leurs objectifs.  À défaut d’une telle formation, ces entreprises peuvent recourir à des guides pour les aider à se poser les « bonnes questions » en ce qui concerne la prise de décision, la conception et l’implantation du projet de formation en ligne ou blended learning.  Par exemple, un guide belge sur le E-learning en entreprise propose un outil diagnostic pour sélectionner un ou des scénario(s) de formation adapté(s) au contexte de l’organisation.

L’E-learning se révèle efficace essentiellement sur six aspects :

Réduction des coûts de formation : par rapport aux formations traditionnelles, il n’y a pas de frais de déplacement, ni de location de salle, ni d’absence prolongée du personnel en formation, etc. ;

Contact privilégié avec une personne tutrice attitrée par courriel et/ou téléphone, voire par le biais d’outils du WEB 2.0 : ces contacts peuvent aussi se réaliser avec les autres employés, d’une même entreprise ou d’un réseau ;

Amplification des bénéfices de la formation : d’une manière générale la formation a pour conséquence d’améliorer la polyvalence et l’employabilité, ainsi que le niveau de revenus et, partant, les performances, la rentabilité et la compétitivité de l’organisation. L’E-learning permet d’outiller efficacement la formation et favorise l’évolution des compétences des salariés :

  • Peter Knight (2004)4), professeur à l’Open University au Royaume Uni, établit clairement le lien entre développement des connaissances, employabilité des travailleurs et compétitivité des entreprises,
  • une étude du professeur Joep Konings de la KU Leuven montre que la formation professionnelle en ligne augmente la rentabilité des organisations au-delà de l’augmentation salariale engendrée.

Homogénéité des contenus de la formation : en cas de besoin de formation d’un public large, la formation en ligne sur-mesure peut utiliser des outils du WEB 1.0 ou opter pour un niveau supérieur de complexité par l’emploi d’outils issus du WEB 2.0 : le niveau de complexité est sélectionné selon les contraintes technologiques, financières, l’ampleur du public-cible et les compétences à développer dans le cadre de chaque entreprise.

Matériel d’apprentissage authentique ou lorsque le contexte d’apprentissage en ligne simule la situation réelle de travail de l’employé : Dans le contexte des PME, vu la réduction du public-cible, la tendance est à un niveau minimum de complexité : le WEB 1.0 et son contenu linéaire est mieux adapté. Lorsque la formation exige que l’employé prenne des décisions ou résolvent des problèmes concrets « comme dans la vraie vie », les outils du WEB 2.0 contribueront davantage à atteindre ces objectifs.  Les employés pourraient tenter de résoudre des cas réels par le biais des fonctionnalités du WEB 2.0 (clavardage, blogue, WIKI,…). Ils pourraient d’abord essayer de résoudre ces cas-problèmes seuls, ou avec des pairs, dans le cadre de leur formation E-Learning, et dans un second temps, se rendre en classe présentielle pour produire une plénière avec leurs pairs et leur personne tutrice ou coach.  Cette formation bi-modale, virtuelle et présentielle,  entre dans la catégorie des formations blended.

Possibilité d’une plus grande individualisation de l’apprentissage : les contenus s’ajustent selon les tâches de l’employé, qu’elles soient administratives ou reliées à la création, à la production, à la sécurité, à la logistique ou au transport. En outre, certains de ces contenus peuvent être ajustés ou diffusés pour informer les fournisseurs, voire les clients de l’entreprise (liens intranet) ;

Possibilités d’(auto)-évaluation pendant et après la formation : l’employé peut évaluer sa progression et l’atteinte des résultats visés pendant que l’employeur peut vérifier quand et combien de temps l’employé a suivi les modules de sa formation et les résultats qu’il a obtenus aux évaluations.

Les principaux inconvénients tournent autour de cinq risques substantiels :

  • Donner trop d’importance à l’apparence plutôt qu’à l’essence ;
  • Isolement ;
  • Démotivation ;
  • Consommation de temps ;
  • Méconnaissance des outils reliés au WEB.

Quant à la réussite d’une formation en ligne, elle s’appuie sur les conditions suivantes :

  • Implication entière et encouragement explicite de la direction ;
  • Suivi, évaluation et encadrement de l’employé ;
  • Soutien de la personne tutrice ;
  • Engagement de personnel compétent en conception de formation (expertise locale) ;
  • Adaptation des contenus à la réalité de l’entreprise ;
  • Création de normes relatives à la conception au développement au suivi et à l’évaluation des contenus, des modalités de diffusion et de la plateforme de formation en général (Learning Management System, LMS) ;
  • Exigence d’auto-discipline et de compétences informationnelles ou de recherche de la part de la personne qui suit la formation ;
  • Appel soutenu aux interactions (poser des questions, offrir des exemples, des alternatives, interventions, etc.) et encouragement des employés à échanger.

Notes

  1. Dans cette optique, sont apparus les réseaux sociaux et les flux RSS ou fils de communication sur un sujet spécifique. C’est le domaine du XML, des RSS et de l’AJAX, on partage l’information, les documents sont connectés (blogs, photos et vidéos en ligne, WIKIS) et les utilisateurs ont d’avantage de pouvoir (leur avis devient précieux).
  2.  « La métacognition fournit un exemple particulièrement parlant de méthode innovante, facilitée par les technologies et qui apporte une grande plus-value. Elle consiste à porter sur son propre parcours de formation un regard réflexif et critique en vue de l’améliorer ».
  3. Traduction libre, voirhttp://www.molenet.org.uk/mobilearinprac/workandvoca/.
  4. Peter Knight est spécialisé en formation à distance et a publié : Learning, Curriculum and Employability in Higher Education en 2004.

Extrait

Qu’est-­ce que le E-learning et les autres formations apparentées que sont le blended learning, le mobile­l-earning, le rapid­-learning, les serious games ? Que peuvent apporter ces formations à l’entreprise ? Quelles solutions adopter ? Quand et comment les appliquer ?

Observatoire compétences-emplois (OCE)
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